0 Polubione

Od 2019 r. weszły w życie nowe przepisy dotyczące prowadzenia akt osobowych pracowników

Dnia 1 stycznia 2019 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Wskazane rozporządzenie określa:

  1. zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej,
  2. sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku upływu okresu jej przechowywania oraz poprzedniej postaci tej dokumentacji w przypadku zmiany postaci jej prowadzenia i przechowywania, a także sposób odbioru dokumentacji pracowniczej,
  3. sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub innym uprawnionym osobom.

Pracodawca dalej zobowiązany jest prowadzić akta osobowe osobno dla każdego pracownika, m.in. zmienia się ich organizacja oraz pojawia się nowa część D.

Znowelizowane przepisy należy stosować do dokumentacji pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. Co do pracowników zatrudnionych przed nowym rokiem pracodawca będzie mógł wybrać sposób postępowania dot. dokumentacji zgromadzonej do 31 grudnia 2019 r.

Akta byłych pracowników również nie muszą być zmieniane. Jednak w terminie 12 miesięcy od dnia wejście w życia nowego rozporządzenia pracodawca zobowiązany jest dostosować warunki przechowywania dotychczasowej dokumentacji dot. stosunku pracy oraz akt osobowych pracowników do nowych wymogów. Zmiany dotyczą zapewnienia odpowiednich warunków zabezpieczających przed zniszczeniem, utratą, zniszczeniem i dostępem nieupoważnionych osób.

Od nowego roku akta osobowe składają się z czterech części:

  1. A – dokumenty zgromadzone w związku z rekrutacją,
  2. B – dokumenty dot. nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,
  3. C – dokumenty dot. ustania zatrudnienia,
  4. D – dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową (lub określoną w innych przepisach) pracownika.